Załatwianie spraw

ZAŁATWIANIE SPRAW

W Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże przyjmowanie i załatwianie spraw odbywa się w sposób następujący:

  1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym, zaś przesyłki specjalnego rodzaju tj. faksy, pisma organów naczelnych i centralnych, polecone, ekspresowe, pisma procesowe wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju.

  2. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

    • adresowanych imiennie, które są przekazywane adresatom

    • wartościowych, które przekazuje się za pokwitowaniem

    • z klauzula "zastrzeżone, lub poufne

  3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającej datę otrzymania i numer ewidencyjny wychodzący z rejestru wpływów, pod którym zarejestrowano dane korespondencję, korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję kierownikowi urzędu w celu jej dekretacji. Korespondencję przejrzaną i rozpisaną przekazuje się według dyspozycji Wójta - Kierownikom Referatów za pokwitowaniem.

  4. Pracownicy po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy tez rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przypadku - przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje się jako nową sprawę. W obu przypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

  5. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie sprawy . Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a na kopii pisma stwierdza się wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Pisma polecone , lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wpisuje się do pocztowej książki nadawczej

Metryka strony

Udostępniający: Elżbieta Jackowska

Wytwarzający/odpowiadający: Leszek Dzienis

Wprowadzający: Leszek Dzienis

Data wprowadzenia: 2007-12-15

Modyfikujący: Leszek Dzienis

Data modyfikacji: 2011-04-26

Opublikował: Leszek Dzienis

Data publikacji: 2006-07-13